Dropbox: guida operativa al servizio

L’offerta sul mercato di servizi cloud storage è sempre più assortita: si tratta della possibilità di conservare i propri documenti su uno spazio web e di sincronizzarli automaticamente quando si accede da più dispositivi. Dropbox è uno dei servizi più famosi: quest’oggi vediamo quali vantaggi offre, come funziona, come registrarsi ed usarlo già da subito.

Cosa posso fare con Dropbox Cloud e su quali device posso utilizzarlo?

Con Dropbox hai la possibilità di salvare i tuoi documenti (fotografie, video, documenti di testo, fogli di calcolo,…) su uno spazio web gratuito di 1GB (che puàò diventare 2 come scoprirai dopo) e di potervi accedere in qualunque momento e da qualunque posto, semplicemente avendo a disposizione uno smartphone, un tablet o un pc ed una connessione internet. I documenti possono essere condivisi con un gruppo privato di utenti di modo da simulare la cooperazione di più persone su un file conservato sullo stesso pc. Si può interagire con i nostri contatti registrati sui social network (gmail, facebook, twitter e account yahho mail), ma solo se sono utenti registrati al servizio i file condivisi saranno visibili. I documenti salvati su Dropbox sono protetti mediante crittografia AES a 256 bit. Dropbox è fruibile con dispositivi mobile (android, iPhone, iPad, Blackberry e KindleFire) e pc con s.o. Windows, Linux e Mac.

Quanto costa Dropbox?

La versione base di DropBox è gratuita, ed offre un certo quantitativo di spazio che si può utilizzare senza limiti per l'upload. Ciò che DropBox offre cambia in continuazione, e se fino a qualche tempo fa c'era un limite di caricamento per le dimensioni dei file, oggi non c'è più per cui possiamo mettere anche file piuttosto pesanti nel servizio cloud, ovviamente rimanendo sotto il limite dello spazio che abbiamo a disposizione. Il costo di Dropbox è su base mensile, e se vogliamo possiamo smettere di pagare; se lo facciamo i nostri file non verranno cancellati, ma non ne potremo aggiungere altri fin quando non torneremo entro il limite dello spazio in eccesso. I costi per gli account Dropbox sono:

• Account gratuito: 1 GB è gratis per tutti gli utenti che si registrano al servizio. Tuttavia se si invitano degli amici lo storage gratuito a disposizione aumenta, fino ad un massimo di 2 GB che rimarranno per sempre.
• Account Pro: è l'account professionale che permette di avere 1 TB al costo di 9,99 € al mese oppure di 99 € all'anno, con un buon risparmio totale. E' disponibile per un solo utente e non ci sono altri tagli a disposizione.
• Account Business: è un piano più avanzato disponibile però per le aziende, quindi per un minimo di 5 utenti. Offre 1 TB al mese per utente, ad un costo di 10 euro al mese (per utente). Tuttavia, se necessario Dropbox può aumentare lo spazio per alcuni degli utenti, in modo gratuito, se richiesto dall'azienda; il limite di quanto può arrivare l'upgrade, così come per quanti account è disponibile questo upgrade non è specificato, ma bisogna contattare direttamente il team Dropbox.
• Account Enterprise: è un piano pensato per le aziende grandissime che hanno necessità particolari, e pertanto non ci sono costi stabiliti e chiari. Chi fosse interessato a questo piano, poiché porta tantissimi soldi a Dropbox, vedrà una soluzione personalizzata per le proprie esigenze.

Dropbox vs tutti: come se la cava?

Rispetto ad altri servizi che offrono spazio cloud, Dropbox è il più famoso anche perché è stato il primo ad offrire un servizio di questo genere; in molti lo utilizzano, ma l'unica possibilità che ha per finanziarsi è proprio quella di vendere account a pagamento, il che significa che i prezzi sono tendenzialmente più altri rispetto ai servizi concorrenti.

• Google Drive offre lo stesso costo mensile per 1 TB di spazio, ma offre anche tutta un'altra serie di tagli di memoria che possono essere usati da chi avesse necessità differenti da 1 TB di spazio; in ogni caso, i costi sono equiparabili. La base gratuita però è molto più ampia, essendo di 15 GB.
• OneDrive di Microsoft ha una base gratuita più ampia di 5 GB, quindi è più conveniente rispetto alla concorrenza che ha solamente 1 GB, mentre la versione da 1 TB di spazio costa 7 euro al mese. Che non è tanto meno, se non che in questi 7 euro è compresa tutta la suite Microsoft Office senza costi aggiuntivi.
• iCloud offre anch'esso una base di 5 GB gratuiti, mentre lo spazio di 1 TB costa uguale a quello di DropBox, cioè 9,99 euro al mese, senza particolari vantaggi.
• Amazon Drive offre invece storage illimitato al costo di 70 euro all'anno (più 20 per l'abbonamento Drive), per cui con circa 8 euro al mese abbiamo a disposizione tutto lo spazio che vogliamo. La base gratuita, invece, è anche qui di 5 GB.

Dropbox, alla luce di questo, risulta quindi essere il servizio più avaro di tutti nella versione gratuita, perché tutti i concorrenti offrono molto spazio aggiuntivo rispetto ad esso; i piani a pagamento, invece, hanno un costo simile a quello della concorrenza e vengono superati solo da Amazon e il suo spazio illimitato (anche se Dropbox è molto meglio integrato dal punto di vista professionale) e da OneDrive, per la presenza della suite Office inclusa e sempre aggiornata.

Come registrarsi e utilizzare DropBox?

Dropbox si può utilizzare essenzialmente in due modi: direttamente da browser oppure da un'applicazione disponibile per computer, smartphone o tablet. Di seguito andremo a capire come funziona la versione di Dropbox per browser, che è accessibile da tutti i dispositivi; le applicazioni per i vari sistemi operativi mobile funzionano in modo simile alla versione online (cambia essenzialmente la disposizione delle voci, ma le funzioni sono quelle) mentre la versione computer è essenzialmente una cartella, e lo capiremo meglio. Per entrare su DropBox basta registrarsi al servizio con la propria mail, direttamente dal sito Dropbox. Il form per la registrazione è presente direttamente nella Home Page: troverai un grosso riquadro azzurro con scritto “Registrati”. Cliccandoci sopra, si apre una tendina dove dovrai inserire i tuoi dati (nome, cognome, indirizzo mail e password), selezionare il box di accettazione le condizioni di utilizzo e cliccare sul bottone “registrati”. A registrazione effettuata si potrà entrare nel servizio utilizzando il pulsante Accedi che si trova in alto a destra nella pagina. Una volta eseguito l'accesso troveremo una pagina con all'interno tutti i nostri file e le nostre cartelle. Nel mio caso già ci sono, ma nel caso di chi si è appena registrato non c'è nulla; le cose si possono comunque aggiungere semplicemente trascinandole in questa pagina da qualsiasi cartella del computer. Cliccando con il tasto destro su qualsiasi file, si possono eseguire le normali azioni: si può scaricare, si può condividere con altri utenti (bisogna conoscere la mail con cui si sono registrati a DropBox) e si può copiare, incollare, spostare in un'altra cartella sempre di DropBox. In questo modo sarà sempre disponibile da qualsiasi dispositivo effettuiamo l'accesso. Da notare che se condividiamo con un utente una cartella l'altro potrà visitarla, aggiungere e rimuovere file come preferisce. Se clicchiamo in alto a destra, dove è presente il nostro nome, possiamo visualizzare lo spazio a disposizione, e se clicchiamo sopra alla barra dello spazio potremo vederne il dettaglio, che permette di saperne di più riguardo allo spazio che abbiamo a disposizione e quello che invece abbiamo già occupato con i nostri file. Se siamo sul computer, poi, può essere utile scaricare la versione PC di DropBox, che in pratica va a creare una cartella sul desktop (che si chiama DropBox) in cui potremo vedere, e utilizzare meglio, tutti i file che sono su DropBox ma che è come se fossero sul nostro computer. Per scaricare la versione desktop di Dropbox bisogna installare il programma ed eseguire il login con le nostre credenziali perché venga creata la cartella. Una volta creata possiamo entrare all'interno, e vedremo gli stessi file di prima come se fossimo sul computer: saranno caratterizzati da un'icona verde se il file è aggiornato sia su DropBox che sul computer, da un'icona blu se il file è solo sul computer ma non nella cartella online, quindi ad esempio gli altri non potranno vederlo. A questo punto conoscete tutte le informazioni di base per poter utilizzare Dropbox sia da computer che da dispositivo Mobile, per i quali è necessario solo scaricare "Dropbox" da App Store se hai un device iOS o da Play Store se hai un device Android, fatto ciò il funzionamento (dopo aver effettuato l'accesso) sarà identico a quello della versione browser che abbiamo appena visto, adattata alle dimensioni dello schermo che abbiamo.

Conclusioni

Se cerchiamo un buon servizio di cloud storage, Dropbox è l’ideale per conservare file leggeri; anche se il volume di spazio (estensibile con gli inviti ad amici) è ridotto, il suo utilizzo così come la semplicità di installazione compensano questi limiti. Inoltre, è un servizio compatibile con tutti i tipi di s.o. e con versioni non recenti: il che lo rendeperfetto per una larga fascia di utenti.