La telefonia Voip conviene davvero alle aziende?

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In questi anni, la telefonia sta cambiando. Le linee telefoniche tradizionali, che anni fa erano l'unico modo per poter comunicare, stanno lentamente scomparendo a favore delle linee internet, che tra i tanti dati che mettono a disposizione permettono anche di poter far viaggiare la voce. Questo è il VoIP, e in questo articolo parleremo di VoIP aziendale, ovvero delle possibilità che le aziende hanno per poter abbattere i costi di telefonia sostituendo quella tradizionale a favore del VoIP. Il VoIP è un sistema che permette alle aziende di comunicare utilizzando la rete internet anziché utilizzare la rete telefonica tradizionale. Naturalmente è un sistema in continua evoluzione, e proprio per questo motivo non è mai conveniente abbracciarlo totalmente; in ogni caso potete leggere una panoramica introduttiva sul VoIP che abbiamo preparato qualche tempo fa, per saperne di più.

VoIP: i cambiamenti fisici nell'azienda

La prima domanda che molti si pongono riguarda che cosa, effettivamente, cambi nell'impianto telefonico della nostra azienda se si decide di passare al VoIP. Diciamo che per prima cosa bisogna cambiare i telefoni, o in alternativa utilizzare i vecchi cambiando però il router del centralino. Essendo i segnali vocali completamente diversi dalla telefonia tradizionale alla VoIP, ci vuole qualcosa che "traduca" i segnali nuovi agli apparecchi vecchi, così da poter sentire le parole. Questi investimenti non sono particolarmente onerosi, anche se tutto dipende dalle dimensioni dell'azienda, e solitamente le modifiche strutturali da effettuare sono offerte, generalmente in conodato d'uso per gli apparecchi, da chi ci fornisce i servizi telefonici: visto che i costi di comunicazione per l'operatore sono irrisori, in questo modo, ha molta più convenienza che noi continuiamo a pagare le sue tariffe mensili piuttosto che rinunciamo perché non vogliamo investire in modifiche dei nostri apparecchi telefonici. Per cui un paio di giorni di lavoro e alcuni dispositivi da cambiare saranno più che sufficienti per passare al VoIP senza problematiche particolari, e senza spese eccessive, ovviamente considerando la copertura internet della nostra zona.

Il VoIP abbatte veramente i costi di telefonia?

Tendenzialmente, la risposta a questa domanda è si, li abbatte. I costi della telefonia sono piuttosto alti nelle linee tradizionali e soprattutto nella telefonia classica il problema è che per ogni apparecchio ci vuole una linea telefonica che lo raggiunga, non è sufficiente una rete unica come invece accade nel VoIP. Le telefonate, però, non sono sempre gratuite, ma lo sono solo tendenzialmente: sono gratuite, ad esempio, nell'ambito della stessa azienda e dello stesso fornitore di servizi, perché si tratta di quantità minime di dati da trasferire da un apparecchio all'altro. Le telefonate internazionali o verso altre aziende, tuttavia, possono avere dei costi inposti dal fornitore dei servizi (come dire che il VoIP non è Skype, anche se Skype fa parte del VoIP) e questi costi sono dovuti al fatto che la telefonia VoIP deve poter comunque trasmettere il segnale ad alcune linee tradizionali per chi ancora non ne fa uso. In ogni caso i costi sono molto minori, perché con internet si riesce a raggiungere posti abastanza lontani del pianeta e solo l'ultima parte della trasmissione del segnale, in questo caso, sarebbe telefonica. Diversa è la situazione per il mobile, dove gli operatori sono restii a introdurre il VoIP limitando la possibilità di sfeuttare internet illimitatamente in mobilità. Come dire, anche con un piano VoIP aziendale le chiamate ai cellulari (salvo, magari, a due o tre numeri selezionati) si pagano. Comunque, nel complesso, un buon risparmio per un'azienda rispetto alla telefonia tradizionale.

Quando ha senso passare al VoIP

La discriminante che può portare un vantaggio nel passare piuttosto che nel non passare al VoIP è sicuramente il numero di chiamate che facciamo. Più ne facciamo, e magari più lontano telefoniamo, più avremo un risparmio. Se un'azienda è composta da diverse sedi, ad esempio, si possono abbattere i costi di comunicazione tra una sede e l'altra ubicate in posti differenti, anche distanti molti chilometri. Si possono poi abbattere i costi delle comunicazioni con altre aziende che utilizzano i nostri stessi servizi e i costi delle telefonate all'estero. Se un'azienda è piccola, invece, e magari ha uno o due telefoni, i vantaggi non saranno particolarmente alti da giustificare un cambiamento. Fare un nuovo impianto che, come vedremo tra poco, è meno sicuro del tradizionale, in questo caso potrebbe non avere senso. Meno sicuro perché si tratta di una tecnologia in continua evoluzione, per cui i cambiamenti sono all'ordine del giorno così come i problemi; può succedere di trovarsi senza internet, e quindi senza VoIP, per mezza giornata, e in virtù di questo conviene comunque mantenere anche una linea telefonica tradizionale per essere sicuri di non interrompere totalmente le comunicazioni: insomma, va bene essere aperti alle nuove tecnologie, ma sempre farlo con un occhio di riguardo, salvaguardando la nostra attività: gli imprevisti sono sempre dietro l'angolo.